Faire appel aux aides techniques du FIPHFP

Didier Babet, référent handicap du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de Saint-Pierre de La Réunion, nous fait part de sa pratique pour mobiliser au mieux ces aides spécifiques.

Quelle est la procédure à suivre ?

Le process de demande de prise en charge financière des prothèses, orthèses ou fauteuils, varie selon que l’employeur public soit ou non conventionné avec le FIPHFP.

Suite aux préconisations de la médecine préventive et à la prescription du médecin traitant ou du spécialiste reçue, l’agent demande aux fournisseurs/prestataires, des devis normalisés faisant apparaître l’option 100% Santé (avec zéro reste à charge) et l’option « Autre offre » prise en charge partiellement par la sécurité sociale et la mutuelle santé (avec un reste à charge pour l’agent).

Ce dernier peut alors faire le choix de son fournisseur/prestataire et solliciter plusieurs organismes co-financeurs pour l’aider à régler le reste à charge :

• La MDPH pour une demande de prestation de compensation du handicap (PCH)
• Le Fonds Départemental de Compensation du handicap - FDC (en subsidiarité du FIPHFP en fonction des départements)
• Le FIPHFP (par l’intermédiaire du référent handicap de son employeur)
• L’employeur

Pour les employeurs sous convention avec le FIPHFP

L'agent, accompagné par le Référent Handicap, rassemble tous les documents nécessaires à l’instruction de la demande d'aide financière :

• devis fournis par les fournisseurs/prestataires,
• choix du fournisseur/prestataire par l’agent sur la base des différents devis,
• demande de PCH pour le financement du résiduel restant à charge de l’agent.

Il est important, autant que possible, que l’agent ne fasse pas d’avance de frais auprès des fournisseurs/prestataires pour ne pas complexifier le process, et éviter à l’employeur de rembourser l’agent via une procédure de mandat administratif.

Le Référent Handicap, chargé de suivre la gestion des fonds versés par le FIPHFP dans le cadre de la convention, renseigne le tableau Excel « Suivi budgétaire - convention » en reportant dans l’axe 5, les informations demandées et relatives à chaque équipement concerné.

Pour les prothèses, orthèses ou fauteuils, le FIPHFP finance le reste à charge sur la base des plafonds de participation figurant au catalogue des interventions, déduction faite des différents co-financeurs (sécurité sociale, mutuelle santé, PCH, …). L’employeur intervient, le cas échéant, sur la part des restes à charge au-delà des plafonds du FIPHFP. Une participation de l’agent peut aussi être sollicitée dans certains cas.

L’ensemble des pièces justificatives devront être fournis par votre agent et/ou par les fournisseurs, et sont conservés (durée 5 ans) par l’employeur pour être présentés au FIPHFP lors d’un contrôle.

Pour les employeurs n’ayant pas de convention avec le FIPHFP

Si l’employeur n’est pas sous convention, la procédure de demande de financement reste la même que pour les agents des employeurs conventionnés avec le FIPHFP en ce qui concerne la phase de prescription, celle de demande des devis aux fournisseurs/prestataires, et celle de demande de PCH pour le financement du reste à charge. Ce n’est que la phase de demande au FIPHFP qui diffère.

En effet, sur présentation par l’agent de la décision de la CDAPH relative au montant prise en charge dans le cadre de la PCH, le référent handicap calcul avec lui le résiduel restant à sa charge et procède ensuite à la saisie en ligne, sur la plateforme PEP’S, de la demande d’aide auprès du FIPHFP.
Dans le même temps, l’agent verse le montant obtenu via la PCH au fournisseur/prestataire, et le référent handicap engage la procédure de paiement de la part FIPHFP et le cas échéant, de la part employeur à ce même fournisseur/prestataire.

La participation financière du FIPHFP sera versée sur le compte de la collectivité a posteriori des règlements effectués au profit des fournisseurs. Celle-ci pouvant être inférieure au montant estimé de l’aide sollicitée sur la plate-forme PEP’S, l’employeur public doit être en mesure d'anticiper ce manque à gagner et prévoir ainsi des crédits suffisants sur les lignes budgétaires dédiées.

Quels conseils donneriez-vous aux employeurs souhaitant mobiliser une aide technique pour un agent ?

• Tout d’abord, il est important que les employeurs publics, et donc les référents handicap, maitrisent parfaitement la réglementation 100% santé. Ils doivent notamment connaître les obligations des fournisseurs en lien avec celle-ci. En effet, avec la réforme du 100% Santé, la Sécurité sociale peut désormais prendre en charge intégralement trois postes de soin (audiologie, optique et dentaire) avec un certain niveau d’équipement et de confort. Il est donc important pour l’agent de demander un devis normalisé auprès de deux fournisseurs différents, sur lesquels figurent :
  • un volet 100 % santé avec les prises en charge totale par la sécurité sociale
  • un volet optionnel avec la référence du matériel où aide technique non prise en charge dans le cadre du 100 % santé.
• De même, il est judicieux de comparer les caractéristiques techniques du matériel relevant du 100 % santé et de celui relevant du volet optionnel. En effet, il est parfois nécessaire de bien s’assurer avec l’agent, de la nécessité absolue de disposer des caractéristiques supplémentaires offertes par le matériel proposé dans le volet optionnel du devis (le gain qualitatif potentiel peut ne pas être en lien direct avec le besoin de compensation, et/ou ne pas justifier l’écart de prix).
• Les agents doivent être sensibilisés au fait qu’il n’existe pas d’obligation de réaliser une avance de frais. Cela complexifie en effet le processus et donc rallonge les délais de remboursement. Il est important d’indiquer à l’agent de bien s’appuyer sur son référent handicap et son service RH pour que la demande de prise en charge se passe pour le mieux.
• Enfin, il faut garder à l’esprit qu’un agent atteint d’une Affection Longue Durée (ALD) bénéficie d’une prise en charge à 100% par l’Assurance Maladie pour certaines aides techniques ou accessoires en lien avec son ALD (exemples : coussins anti-escarres, assises garde-robe, cannes, etc.). Il est donc important avant toute démarche et dépenses superflues, que l’agent se renseigne auprès de son médecin traitant et des fournisseurs/prestataires.

Rappel des pièces demandées lors d’une demande de prise en charge

• Document justifiant le handicap de l’agent (voir Les bénéficiaires des interventions directes du FIPHFP) : Justificatif de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (BOE)
• Document permettant de justifier la présence à l’effectif de l’agent : Dernier bulletin de paie
• Document permettant de justifier le type de contrat s’il s’agit d’un agent non titulaire ne disposant pas d’un CDI (apprenti, CDD, emploi aidé, service civique, stagiaire) - Contrat de travail en cours OU Contrat d’engagement service civique OU Convention de stage
• Le devis retenu (pour une demande d’accord préalable) Le devis devra faire ressortir les remboursements notamment au titre du régime obligatoire et des mutuelles.
• La facture acquittée/mandatée (pour la demande de remboursement) La facture doit être acquittée.
• Justificatifs de remboursement : sécurité sociale, mutuelle, PCH… Le comité national du FIPHFP a décidé, à titre dérogatoire et jusqu’au 31 décembre 2022, de ne plus exiger la production de la prestation de compensation du handicap (PCH). Si l’agent bénéficie de la PCH, celle-ci devra être déduite.
• RIB de l’employeur