Le 28 novembre 2024, le a tenu sa rencontre annuelle dédiée aux employeurs conventionnés d'Antilles Guyane, de Bourgogne-Franche-Comté et du Grand Est, rassemblant une vingtaine de participants en visioconférence. Adapté aux horaires des différents territoires, l’événement a permis de faire le point sur les outils et pratiques pour une gestion efficiente des conventions et de la politique handicap.
La plateforme PEPS au cœur de la gestion des conventions
L’un des temps forts de la session a été la présentation détaillée de la plateforme PEP'S (Pilotage et Évaluation des Projets et Subventions). Ce système, mis en place depuis 2023, permet aux employeurs conventionnés de centraliser leurs démarches administratives. Laurent Broschart et Catherine Becker, chargés de suivi des conventions, ont expliqué les principales fonctionnalités de PEP'S :
- Saisie régulière des dépenses : Les intervenants ont insisté sur l’importance de saisir les dépenses tout au long de l’année. Cette pratique évite les charges administratives en fin de période et garantit une visibilité continue sur l’état d’avancement de la convention.
Même les dépenses uniquement prises en compte par l’employeur peuvent être saisies. Cela donne une vision globale de la politique handicap financée par l’employeur. Cela permet également d’optimiser la mise en œuvre de la convention en cours et de préparer la suivante. - Catégorisation des dépenses : Pour optimiser l’utilisation de PEP'S, il est essentiel d’affecter chaque dépense au bon axe de financement (recrutement, maintien, formation, etc.). Les erreurs de catégorisation peuvent compliquer l’analyse des bilans annuels.
- Tableaux de bord et suivi en temps réel : La saisie régulière permet aux employeurs d’exploiter les données de PEP'S pour générer des tableaux de bord. Ces outils offrent une vue d’ensemble des dépenses engagées, des fonds disponibles et des prévisions budgétaires, facilitant ainsi le pilotage des actions liées à la politique handicap.
Bonnes pratiques et fonctionnalités pratiques
Lors de la session, plusieurs bonnes pratiques ont été partagées pour maximiser l’efficacité de la plateforme :
- Chargement des justificatifs : Les pièces justificatives (factures, attestations) ne sont pas obligatoires mais fortement conseillées. Leur inclusion dès la saisie évite les échanges ultérieurs lors de l’analyse des bilans.
- Mise à jour des contacts : Les employeurs sont invités à actualiser régulièrement les coordonnées des référents dans PEP'S pour garantir une bonne réception des notifications automatiques, comme les rappels de bilan.
Une plateforme conçue pour accompagner les employeurs
Grâce à PEP'S, les employeurs peuvent désormais mieux structurer leurs démarches, de la préparation des projets à la clôture des bilans. Outre la simplification des processus, la plateforme favorise une collaboration efficace avec les chargés de suivi du , notamment pour répondre rapidement aux interrogations et assurer un accompagnement personnalisé.
Prochaine étape : simplification et évolution
Les échanges ont également permis de soulever des pistes d’amélioration pour PEP'S, comme le développement d’aides contextuelles pour guider les nouveaux utilisateurs ou la simplification des imports de données. Ces retours d’expérience alimenteront les réflexions sur l’évolution du modèle de convention.
Cette rencontre a mis en lumière l’importance d’outils numériques performants pour mener une politique handicap efficiente. PEP'S s’affirme comme un levier stratégique, renforçant le pilotage et la visibilité des actions entreprises par les employeurs publics.
